Gestionar listas de suscriptores

Contenido

• Introducción
• Requerimientos
• Crear una lista de suscriptores
• Agregar contactos a una lista de suscriptores en forma manual
• Importar contactos a una lista de suscriptores
• Exportar contactos de una lista de suscriptores
• Crear campos personalizados en una lista de suscriptores
• Desuscribir y/o eliminar contactos de una lista de suscriptores
• Configurar filtros de envío ante contactos fallidos
• Eliminar contactos fallidos

Introducción

El presente instructivo explica el procedimiento para gestionar las listas de suscriptores dentro del Panel de Control de Email Marketing: crear listas, agregar usuarios, importar suscriptores, exportar suscriptores, incorporar campos personalizados, etc.

Requerimientos

Crear una lista de suscriptores

1. Acceder al Panel de Control de Email Marketing desde la URL http://mailer.xmundo.net/ y completar el formulario de ingreso con el usuario y contraseña enviados en el email de alta.
2. Hacer clic en la opción “Listas” del menú superior y luego en “Crear nueva lista”.
3. Completar el formulario de creación de listas según las siguientes indicaciones:
   • “Nombre”: ingresar un nombre descriptivo para la lista de suscriptores y contactos. Ej. Clientes, Proveedores, Clientes potenciales, etc.
   • “Nombre del remitente”: completar este campo con el nombre del remitente sólo si se planea utilizar formularios de suscripción para esta lista. Ej. XMundo Networks
   • “Email del remitente”: completar este campo con su dirección de correo electrónico sólo si se planea utilizar formularios de suscripción para esta lista. Ej. info@ejemploxmundo.com.ar
   • “Cantidad Máxima de Miembros”: esta opción sólo se aplica si planea utilizar formularios de suscripción para la lista. Si ingresa cero (0) como valor, significa que el máximo es ilimitado. Si la lista ya ha superado el máximo de usuarios, los usuarios que deseen suscribirse recibirán un mensaje de notificación indicándoles que no ha sido completada la suscripción. Ej. 0, 200.
   • “Notificar de nuevo suscriptor”: esta opción sólo se aplica si planea utilizar formularios de suscripción para la lista. Al tildar la opción, cada vez que un usuario se suscriba a su lista a través del formulario el sistema enviará un correo electrónico de notificación al “Email del remitente” previamente ingresado.
   • “Descripción”: esta opción sólo se aplica si planea utilizar formularios de suscripción para la lista. La descripción ingresada se podrá mostrar a los potenciales suscriptores en el formulario de suscripción, de manera que éstos puedan conocer a qué tipo de mensajes se estarán suscribiendo. Ej. Newsletter semanal con noticias de la compañía, próximos eventos, promociones especiales, etc..
4. Hacer clic en el botón “Crear lista”. La ventana cambiará y el sistema mostrará el mensaje “La lista X ha sido creada”.
5. Una vez creada la lista, es posible acceder a gestionarla desde la opción “Seleccionar lista” ubicada en el sector derecho de la barra de menú.

Agregar contactos a una lista de suscriptores en forma manual

1. Acceder al Panel de Control de Email Marketing desde la URL http://mailer.xmundo.net/ y completar el formulario de ingreso con el usuario y contraseña enviados en el email de alta.
2. Hacer clic en la opción “Listas” del menú superior y luego en “Seleccionar lista”.
3. La ventana cambiará para mostrar un listado de las listas creadas con: nombre de la lista, creador, cantidad de suscriptores, mensajes enviados y acciones. Hacer clic en el nombre de la lista (primera columna del lado izquierdo) para acceder a su administración.
4. Hacer clic en la opción “Lista actual” del menú superior y luego en “Agregar suscriptor”.
5. La ventana cambiará para mostrar el título “Agregar nuevo suscriptor”. Completar el formulario de incorporación manual de suscriptores según las siguientes indicaciones:
   • “Lista”: aparece por defecto el nombre de la lista en la que eligió agregar el suscriptor. Ej. Clientes.
   • “Email”: ingresar la dirección de correo del suscriptor.
   • “Nombre”: ingresar el nombre y apellido, razón social o nombre de fantasía del suscriptor. Ej. Juan Pérez, XMundo Networks, etc.
   • “Término suscripción”: este campo sólo debe completarse si se quiere especificar una fecha como término de suscripción para desuscribir al contacto automáticamente llegada esa fecha. Ej. 31/12/2012
6. Hacer clic en el botón “Agregar”.
7. La ventana cambiará para mostrar el mismo formulario de incorporación vacío (listo para agregar un nuevo contacto). Si se quiere continuar agregando suscriptores, volver a completar el formulario según los pasos indicados previamente.

Importar contactos a una lista de suscriptores

1. Acceder al Panel de Control de Email Marketing desde la URL http://mailer.xmundo.net/ y completar el formulario de ingreso con el usuario y contraseña enviados en el email de alta.
2. Hacer clic en la opción “Listas” del menú superior y luego en “Seleccionar lista”.
3. La ventana cambiará para mostrar un listado de las listas creadas con: nombre de la lista, creador, cantidad de suscriptores, mensajes enviados y acciones. Hacer clic en el nombre de la lista (primera columna del lado izquierdo) para acceder a su administración.
4. Hacer clic en la opción “Lista actual” del menú superior y luego en “Importar suscriptores”.
5. La ventana cambiará para mostrar el título “Importar suscriptores”. Seleccionar una de las opciones de importación disponibles:
   • “Copiar y pegar”
     • Al hacer clic en “Copiar y pegar” se abrirá una nueva ventana que le permitirá copiar y pegar una lista de direcciones (una por línea).
     • Una vez ingresados los contactos deseados, hacer clic en “Importar”.
     • El sistema le indicará cuántos contactos fueron incorporados correctamente y cuántas de las direcciones eran inválidas, estaban duplicadas o en estado blacklisted.
   • “Subir archivo”
     • Al hacer clic en “Subir archivo” se abrirá una nueva ventana que le permitirá localizar el archivo en su equipo para subirlo. El archivo debe ser .csv, con un campo por columna. La primera columna debe tener el campo EMAIL y la segunda el campo NOMBRE. Las columnas subsiguientes pueden tener campos personalizados (como PAÍS, PROFESIÓN, TELÉFONO, etc.). Antes de cargar un archivo con campos personalizados, se deberán crear dichos campos en la lista de suscriptores según las instrucciones disponibles en Crear campos personalizados en una lista de suscriptores.
     • Una vez seleccionado el archivo, hacer clic en “Cargar”.
     • El sistema le indicará si los contactos fueron incorporados correctamente o si ocurrió algún inconveniente. Si incluyó campos personalizados, el sistema le solicitará que indique a que campo corresponden dichos datos.
   • “Base de datos MySQL”
     • Al hacer clic en “Base de datos MySQL” se abrirá una nueva ventana dónde deberá completar diversos campos para establecer la conexión con la base de datos deseada:
       1. MySQL Hostname/IP
       2. Usuario MySQL
       3. Contraseña MySQL
       4. Nombre de la base MySQL
     • Una vez completados los campos, hacer clic en “Conectar”.
     • El sistema le indicará si los contactos fueron incorporados correctamente o si ocurrió algún inconveniente al establecer la conexión con la base de datos.
   • “Google Contacts”
     • Al hacer clic en “Google Contacts” se abrirá una nueva ventana dónde deberá completar los datos de su cuenta en Google (dirección de correo electrónico y clave) para importar los contactos.
     • Una vez completados los datos de acceso, hacer clic en “Importar”.
     • El sistema le indicará cuántos contactos fueron incorporados correctamente y cuántas de las direcciones eran inválidas, estaban duplicadas o en estado blacklisted. Las funciones de importación desde un servicio externo se encuentran sujetas a la disponibilidad de conexión con dicho servicio. En caso de que el sistema no pueda conectarse, aparecerá un mensaje de error: “El tiempo de espera se ha agotado. Es posible que el servicio externo no esté respondiendo. Intente nuevamente en unos minutos”.
   • “MSN”
     • Al hacer clic en “MSN” se abrirá una nueva ventana dónde deberá completar los datos de su cuenta de MSN (dirección de correo electrónico y clave) para importar los contactos.
     • Una vez completados los datos de acceso, hacer clic en “Importar”.
     • El sistema le indicará cuántos contactos fueron incorporados correctamente y cuántas de las direcciones eran inválidas, estaban duplicadas o en estado blacklisted. Las funciones de importación desde un servicio externo se encuentran sujetas a la disponibilidad de conexión con dicho servicio. En caso de que el sistema no pueda conectarse, aparecerá un mensaje de error: “El tiempo de espera se ha agotado. Es posible que el servicio externo no esté respondiendo. Intente nuevamente en unos minutos”.
   • “Windows Live Hotmail”
     • Al hacer clic en “Windows Live Hotmail” se abrirá una nueva ventana dónde deberá completar los datos de su cuenta de Windows Live Hotmail (dirección de correo electrónico y clave) para importar los contactos.
     • Una vez completados los datos de acceso, hacer clic en “Importar”.
     • El sistema le indicará cuántos contactos fueron incorporados correctamente y cuántas de las direcciones eran inválidas, estaban duplicadas o en estado blacklisted. Las funciones de importación desde un servicio externo se encuentran sujetas a la disponibilidad de conexión con dicho servicio. En caso de que el sistema no pueda conectarse, aparecerá un mensaje de error: “El tiempo de espera se ha agotado. Es posible que el servicio externo no esté respondiendo. Intente nuevamente en unos minutos”.

Exportar contactos de una lista de suscriptores

1. Acceder al Panel de Control de Email Marketing desde la URL http://mailer.xmundo.net/ y completar el formulario de ingreso con el usuario y contraseña enviados en el email de alta.
2. Hacer clic en la opción “Listas” del menú superior y luego en “Seleccionar lista”.
3. La ventana cambiará para mostrar un listado de las listas creadas con: nombre de la lista, creador, cantidad de suscriptores, mensajes enviados y acciones. Hacer clic en el nombre de la lista (primera columna del lado izquierdo) para acceder a su administración.
4. Hacer clic en la opción “Lista actual” del menú superior y luego en “Exportar suscriptores”.
5. La ventana cambiará para mostrar el título “Exportar suscriptores”. Completar el formulario de exportación de suscriptores según las siguientes indicaciones:
   • “Lista”: aparece por defecto el nombre de la lista que se eligió exportar. Ej. Clientes.
   • “Suscriptores”: muestra la cantidad de usuarios agregados a dicha lista. Ej. 100.
   • “Exportar”: seleccionar “Todos”, “Sólo suscriptos” o “Sólo desuscriptos” según sus preferencias.
   • “Exportar campo de fecha de suscripción”: seleccionar “No importar” o seleccionar el formato de fecha deseado para importar este dato.
   • “Exportar campo opt-in”: tildar si se desea exportar dicho campo.
   • “Formato”: seleccionar el formato de exportación deseado “XLS Microsoft Excel” o “CSV Archivo de texto delimitado por comas”.
6. Una vez completado el formulario de exportación de acuerdo a sus preferencias, hacer clic en “Exportar”.
7. Se abrirá una nueva ventana que le permitirá seleccionar la ubicación dónde desea guardar el archivo exportado. Localizar el directorio deseado y hacer clic en “Guardar”.
8. Una vez finalizada la exportación, volverá a la pantalla de “Exportar suscriptores”.

Crear campos personalizados en una lista de suscriptores

1. Acceder al Panel de Control de Email Marketing desde la URL http://mailer.xmundo.net/ y completar el formulario de ingreso con el usuario y contraseña enviados en el email de alta.
2. Hacer clic en la opción “Listas” del menú superior y luego en “Seleccionar lista”.
3. La ventana cambiará para mostrar un listado de las listas creadas con: nombre de la lista, creador, cantidad de suscriptores, mensajes enviados y acciones. Hacer clic en el nombre de la lista (primera columna del lado izquierdo) para acceder a su administración.
4. Hacer clic en la opción “Lista actual” del menú superior y luego en “Campos personalizados”.
5. La ventana cambiará para mostrar el título “Campos personalizados” y un listado de los campos personalizados previamente creados (si los hay).
6. Debajo de la tabla de campos personalizados ya agregados, verá una lista desplegable con la etiqueta “Agregar Campo”. Hacer clic allí para seleccionar el tipo de campo que se quiere ingresar:
   • “Caja de texto”. Completar el formulario con los siguientes datos:
     • “Nombre del campo”: ingresar un nombre simbólico para el campo a completar. Ej. País,, Teléfono, Profesión, Teléfono, etc.
     • “Es obligatorio”: esta opción se aplica si planea utilizar formularios de suscripción para la lista. Tildar si desea que los suscriptores deban completar este campo obligatoriamente para suscribirse.
     • “Para uso interno”: tildar si desea que sólo el administrador de la lista tenga acceso a dicho dato.
     • “Valor por defecto”: tipear un valor que quiera establecer por defecto para dicho campo. Ej. Si el campo es País, el valor por defecto puede ser Argentina.
     • Hacer clic en “Agregar campo”.
   • “Checkbox”. Completar el formulario con los siguientes datos:
     • “Nombre del campo”: ingresar un nombre simbólico para el campo a completar. Ej. Deseo recibir promociones, etc.
     • “Es obligatorio”: esta opción se aplica si planea utilizar formularios de suscripción para la lista. Tildar si desea que los suscriptores deban completar este campo obligatoriamente para suscribirse.
     • “Para uso interno”: tildar si desea que sólo el administrador de la lista tenga acceso a dicho dato.
     • “Marcada por defecto”: seleccionar “Sí” o “No”.
     • “Valor ”: tipear el valor del campo cuando este marcado. Ej. Si se ingresa 1, este valor aparecerá cuando el suscriptor haya tildado la opción en dicho campo.
     • Hacer clic en “Agregar campo”.
   • “Botón de selección”. Completar el formulario con los siguientes datos:
     • “Nombre del campo”: ingresar un nombre simbólico para el campo a completar. Ej. Provincia, etc.
     • “Es obligatorio”: esta opción se aplica si planea utilizar formularios de suscripción para la lista. Tildar si desea que los suscriptores deban completar este campo obligatoriamente para suscribirse.
     • “Para uso interno”: tildar si desea que sólo el administrador de la lista tenga acceso a dicho dato.
     • “Opciones”: Tipear el “Nombre” para la opción y un “Valor”. Hacer clic en “Agregar una opción” se desea incorporar más opciones de respuesta como botones de selección. Ej. Si el nombre del campo es Provincia, en las opciones puede ingresar Córdoba, Buenos Aires, Santa Fe, etc. A cada provincia le deberá agregar un valor, que será su código representativo.
     • Hacer clic en “Agregar campo”.
   • “Menú desplegable”. Completar el formulario con los siguientes datos:
     • “Nombre del campo”: ingresar un nombre simbólico para el campo a completar. Ej. Provincia, etc.
     • “Es obligatorio”: esta opción se aplica si planea utilizar formularios de suscripción para la lista. Tildar si desea que los suscriptores deban completar este campo obligatoriamente para suscribirse.
     • “Para uso interno”: tildar si desea que sólo el administrador de la lista tenga acceso a dicho dato.
     • “Opciones”: Tipear el “Nombre” para la opción y un “Valor”. Hacer clic en “Agregar una opción” se desea incorporar más opciones de respuesta a lista desplegable. Ej. Si el nombre del campo es Provincia, en las opciones puede ingresar Córdoba, Buenos Aires, Santa Fe, etc. A cada provincia le deberá agregar un valor, que será su código representativo.
     • Hacer clic en “Agregar campo”.

Desuscribir y/o eliminar contactos de una lista de suscriptores

Desuscribir y/o eliminar contactos en forma manual

1. Acceder al Panel de Control de Email Marketing desde la URL http://mailer.xmundo.net/ y completar el formulario de ingreso con el usuario y contraseña enviados en el email de alta.
2. Hacer clic en la opción “Listas” del menú superior y luego en “Seleccionar lista”.
3. La ventana cambiará para mostrar un listado de las listas creadas con: nombre de la lista, creador, cantidad de suscriptores, mensajes enviados y acciones. Hacer clic en el nombre de la lista (primera columna del lado izquierdo) para acceder a su administración.
4. Hacer clic en la opción “Lista actual” del menú superior y luego en “Ver suscriptores”.
5. La ventana cambiará para mostrar el título “Suscriptores” y un listado de todos los contactos incorporados a dicha lista:
   • Eliminar contactos:
     1. Hacer clic en la casilla de verificación ubicada en la primera columna del lado izquierdo para cada fila correspondiente a un contacto que se quiere eliminar.
     2. Hacer clic en el botón “Eliminar seleccionados” ubicado debajo de la tabla de suscriptores.
   • Desuscribir contactos:
     1. Hacer clic en el email del contacto que se quiere desuscribir (segunda columna del lado izquierdo).
     2. La ventana cambiará para mostrar el título “Editar suscriptor”. Allí podrá editar los “Detalles” del contacto y visualizar sus “Estadísticas” e “Historial”.
     3. Hacer clic en la casilla “Suscripto” para destildar (desactivar) la suscripción.
     4. Hacer clic en “Guardar” para completar la desuscripción del contacto.
     5. Para continuar desuscribiendo contactos, hacer clic en la opción “Lista actual” del menú superior y luego en “Ver suscriptores” para repetir el procedimiento anterior. Los contactos desuscriptos mostrarán un ícono cuadrado en color rojo en la última columna de la tabla de “Suscriptores”.

Desuscribir y/o eliminar contactos en forma masiva

1. Acceder al Panel de Control de Email Marketing desde la URL http://mailer.xmundo.net/ y completar el formulario de ingreso con el usuario y contraseña enviados en el email de alta.
2. Hacer clic en la opción “Listas” del menú superior y luego en “Seleccionar lista”.
3. La ventana cambiará para mostrar un listado de las listas creadas con: nombre de la lista, creador, cantidad de suscriptores, mensajes enviados y acciones.
4. Hacer clic en el nombre de la lista (primera columna del lado izquierdo) para acceder a su administración.
5. Hacer clic en la opción “Lista actual” del menú superior y luego en “Remociones - Desuscripciones masivas”.
6. La ventana cambiará para mostrar el título “Remociones - Desuscripciones masivas”. Para eliminar o desuscribir contactos de la lista masivamente, puede elegir entre dos opciones:
   • “Importar utilizando copiar-pegar”: si selecciona esta opción deberá copiar y pegar la lista de direcciones de correo electrónico a remover (una por línea) en el campo “Suscriptores a importar”.
   • “Importar desde un archivo”: si selecciona esta opción deberá hacer clic en “Seleccionar Archivo” dentro de la opción “Suscriptores a importar”. Se abrirá una nueva ventana que le permitirá localizar el archivo en su equipo (el archivo debe ser .csv, con un campo por columna). Una vez seleccionado el archivo, hacer clic en “Abrir”.
7. Seleccionar cuál será la acción a realizar para los contactos ingresados en el campo anterior:
   • “Eliminar estos emails de la lista actual”.
   • “Eliminar estos emails de todas las listas”.
   • “Marcar como desuscriptos”.

Configurar filtros de envío ante contactos fallidos

1. Acceder al Panel de Control de Email Marketing desde la URL http://mailer.xmundo.net/ y completar el formulario de ingreso con el usuario y contraseña enviados en el email de alta.
2. Hacer clic en la opción “Listas” del menú superior y luego en “Seleccionar lista”.
3. La ventana cambiará para mostrar un listado de las listas creadas con: nombre de la lista, creador, cantidad de suscriptores, mensajes enviados y acciones. Hacer clic en el nombre de la lista (primera columna del lado izquierdo) para acceder a su administración.
4. Hacer clic en la opción “Lista actual” del menú superior y luego en “Opciones y Configuración”.
5. La ventana cambiará para mostrar el título “Opciones y Configuración. Lista: X”. Allí podrá editar la “Configuración de la lista”, ver un “Resumen de Estadísticas” y configurar “Opciones”.
6. En el bloque “Configuración”, encontrará una opción con el título “No enviar a suscriptores con”. Allí deberá seleccionar de la lista desplegable la opción “Con 1 o más fallas”, “Con 2 o más fallas” o “Con 3 o más fallas” dependiendo de la cantidad de intentos de envío que se quiere permitir para un contacto fallido.

Además, en el bloque “Configuración” encontrará las siguientes opciones de configuración (éstas se configuraron al crear la lista de suscriptores):

• “Nombre”: nombre descriptivo de la lista de suscriptores. Ej. Clientes, Proveedores, etc.
• “Email del remitente”: dirección de correo electrónico del remitente. Ej. info@ejemploxmundo.com.ar
• “Nombre del remitente”: nombre simbólico del remitente. Ej. XMundo Networks
• “Cantidad Máxima de Miembros”: es el máximo de contactos que podrán suscribirse a la lista desde un formulario de suscripción. Si ingresa cero (0) como valor, significa que el máximo es ilimitado. Si la lista ya ha superado el máximo de usuarios, los usuarios que deseen suscribirse recibirán un mensaje de notificación indicándoles que no ha sido completada la suscripción. Ej. 0, 200.
• “Notificar de nuevo suscriptor”: si se tilda esta opción, cada vez que un usuario se suscriba a la lista a través del formulario de suscripción, el sistema enviará un correo electrónico de notificación al “Email del remitente” previamente ingresado.
• “Descripción”: la descripción ingresada se mostrará a los potenciales suscriptores en el formulario de suscripción, de manera que éstos puedan conocer a qué tipo de mensajes se estarán suscribiendo. Ej. Newsletter semanal con noticias de la compañía, próximos eventos, promociones especiales, etc..

Eliminar contactos fallidos

1. Acceder al Panel de Control de Email Marketing desde la URL http://mailer.xmundo.net/ y completar el formulario de ingreso con el usuario y contraseña enviados en el email de alta.
2. Hacer clic en la opción “Listas” del menú superior y luego en “Seleccionar lista”.
3. La ventana cambiará para mostrar un listado de las listas creadas con: nombre de la lista, creador, cantidad de suscriptores, mensajes enviados y acciones. Hacer clic en el nombre de la lista (primera columna del lado izquierdo) para acceder a su administración.
4. Hacer clic en la opción “Lista actual” del menú superior y luego en “Opciones y Configuración”.
5. La ventana cambiará para mostrar el título “Opciones y Configuración. Lista: X”. Allí podrá editar la “Configuración de la lista”, ver un “Resumen de Estadísticas” y configurar “Opciones”.
6. En el bloque “Opciones”, encontrará las siguientes opciones de configuración:
   • “Eliminar fallidos”: esta opción permite eliminar a aquellos suscriptores que fallaron en recibir un email enviado.
     • Seleccionar de la lista desplegable la opción “Con 1 o más fallas”, “Con 2 o más fallas” o “Con 3 o más fallas” dependiendo de la cantidad de intentos de envío que se quiere permitir para un contacto fallido.
     • Hacer clic en “Aceptar”. Se abrirá una ventana pidiendo confirmación, hacer clic en “OK”.
   • “Eliminar no confirmados”: esta opción permite eliminar a aquellos contactos que no hayan confirmado su suscripción luego de cierto período de tiempo.
     • Seleccionar de la lista desplegable la cantidad de días que se quiere aguardar antes de eliminar un contacto por falta de confirmación. Ej. “10 días”, “15 días”, “60 días”, etc.
     • Hacer clic en “Aceptar”. Se abrirá una ventana pidiendo confirmación, hacer clic en “OK”.
   • “Resetear lista”:
     • Hacer clic en “Aceptar” si se desea volver a cero el contador de fallas y de cantidad de veces que fue rechazado un email enviado a cada suscriptor. Se abrirá una ventana pidiendo confirmación, hacer clic en “OK”.
   • “Eliminar lista”
     • Hacer clic en “Aceptar” si se desea eliminar completamente la lista y sus suscriptores (esta acción no tiene retorno). Se abrirá una ventana pidiendo confirmación, hacer clic en “OK”.